Hoe krijg je talrijke belanghebbenden tijdens een tender zover om hun uiteenlopende ideeën en belangen te bundelen in één bouwontwerp dat alle partijen zint? De wetenschappelijk geteste methode Handstorm biedt vijftien tips om vorm te geven aan succesvol tenderoverleg.
‘Goed samenwerken houdt in, dat je open staat voor andermans ideeën en die ook meeneemt in jouw denkwijze’, zegt Frans van Gassel. ‘Alleen zo haal je een meerwaarde uit de samenwerking.’ Dat dit niet altijd eenvoudig is, weet de gepensioneerde onderzoeker van de Technische Universiteit Eindhoven uit eigen ervaring. Hij bestudeerde de bijeenkomsten van ontwikkelingsprojecten van modulaire bouwsystemen. De vele partijen die hierbij vaak zijn betrokken, blijken de grootste moeite te hebben om hun ideeën te bundelen in één bouwontwerp.
‘Partijen beleggen vaak de ene na de andere bijeenkomst zonder dat er concrete vooruitgang wordt geboekt’, vertelt Van Gassel. ‘De notulen van de laatste vergadering vormen de agenda voor de volgende. Zo bloeden die bijeenkomsten dood en drijft een projectleider zijn zin door.’
Dat moet anders kunnen, bedacht de bouwkundige. Hij ontwierp een methode, Handstorm, om de vergaderingen tijdens de tenderfase van een bouwproject effectiever te maken. De methode is erop gericht om alle deelnemende partijen de kans te geven hun ervaringen en ideeën te delen. De naam, Handstorm, is een ludieke knipoog naar het woord ‘brainstorm’, waarvoor Van Gassel een alternatief biedt.
‘Brainstorms staan erom bekend dat ze erg ineffectief zijn’, vertelt hij. ‘Dat komt onder meer doordat mensen zich meestal alleen uitdrukken in woorden. Ideeën en ervaringen kun je niet alleen met woorden zichtbaar maken, je kunt ze ook uitdrukken door te bouwen, te tekenen, te knippen en te plakken.’
Handstorm stimuleert mensen onder meer te ‘denken met hun handen’. Niet omdat het leuk is, maar omdat deelnemers op die manier gemakkelijker buiten gebaande paden denken. ‘Als je mensen bijvoorbeeld aan de hand van alledaagse voorwerpen laat uitleggen wat ze willen, dwing je ze in metaforen te denken,’ licht Van Gassel toe. ‘Je haalt ‘de ontwerper’ in de deelnemers naar boven en ze komen in een soort speelse stemming, waarin ze makkelijker naar elkaar luisteren. Handen zijn minder dwingend dan woorden.’
Overlegontwerp
De methode behelst echter veel meer dan op speelse wijze samen iets moois ontwerpen. Op basis van bureauonderzoek en experimenten definieerde Van Gassel vijftien ontwerpprincipes: principes om een productief overleg vorm te geven. Deze variëren van het type mensen die je uitnodigt voor de bijeenkomst en de manier waarop je ‘onwillige’ mensen een plaats geeft in het proces, tot de ruimte die je uitkiest voor de bespreking en hoe je dieperliggende waarden naar boven kunt halen.
‘Projectmanagers in de bouwwereld die aanbestedingsprocessen leiden, zijn vaak meer bezig met het einddoel dan met de weg ernaartoe’, zegt Van Gassel. ‘Maar het proces dat leidt tot het bouwontwerp moet je óók ontwerpen.’
Voor projectmanagers van BAM ontwikkelde Van Gassel een cursus waarin hij de Handstorm-principes toetste aan de praktijk. De cursus bleek zo succesvol, dat de cursus nu deel uitmaakt van het aanbod van de BAM Business School. Sommige leidinggevenden stellen de cursus zelfs verplicht aan hun werknemers. ‘Ik kan natuurlijk niet zeggen dat je alle tenders zult winnen als je deze principes toepast’, zegt Van Gassel. ‘Maar ze helpen wel om meer te halen uit de samenwerking tussen verschillende disciplines. De methode dwingt af dat je elkaar de ruimte geeft en zo van elkaar leert.’
15 tips voor een productief overleg
‘Wissel voortdurend van omstandigheden.’ ‘Maak een nauwkeurig draaiboek.’ ‘Haal deelnemers uit hun patroon.’ Het zijn enkele van de vijftien Handstorm-tips voor een productief overleg die zijn ontwikkeld op basis van talrijke wetenschappelijke experimenten. In zijn cursus licht Frans van Gassel de principes toe en laat hij de deelnemers zelf ervaren, hoe ze deze kunnen inzetten tijdens een overleg tussen meerdere disciplines. Een kleurrijk setje kaarten met korte uitleg dient na afloop ter geheugensteun.
